Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Эксперт: Где хранить личные дела». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.
Такие сведения собираются, систематизируются и анализируются с помощью личных дел. В них подшиты документы, позволяющие получить точное, объективное и максимально полное представление о конкретном работнике.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе, с добавлением «т. 1», «т. 2» и так далее.
Содержание:
Хранение и учет личных дел работников
Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, т. е. дополнять по мере поступления документами до момента увольнения.
Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.
Требования к хранению личных дел работников организации
Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.
Это удобно, не сказать, что дешево, но практично — все нужные бумаги всегда в одной папке. Однако после того как человек увольняется, возникает вопрос: а что делать с его делом — хранить или уничтожать? И если хранить, то сколько хранятся личные дела сотрудников?
Но никто не запрещает работодателям вести такие дела и на коммерческих предприятиях. По сути, личное дело — это досье, которое начинает формироваться уже в момент приема нового сотрудника на работу. При этом законом не установлено, какие именно документы должны подшиваться в папку с личным делом. Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.
Хранение личных дел сотрудников организации производится в соответствии с установленными нормами архивного законодательства и положениями закона о персональных данных. Как правильно организовать текущее и архивное хранение личных дел работников предприятия рассказывается в статье.
Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.
Поскольку личное дело это не один документ, а целый пакет, то для него заводят отдельную папку-скоросшиватель, либо папку на завязках.
Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия (если работодатель принял решение о ведении таких документов). По закону дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон от 27.04.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента от 30.05.2005 № 609), для остальных, как уже было сказано, по решению и желанию руководства. Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель (конкретные сроки см. в разделе ниже).
Предоставление дел правоохранительным органам
На практике на каждом предприятии ведется учет личных дел, что помогает систематизировать работу кадрового отдела и организации.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:
- название юридического лица;
- структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
- номер;
- фамилия, имя, отчество работника;
- дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
- количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
- срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другие.
Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.
Перечни документов, приведенные во всех группах, не являются исчерпывающими и могут сокращаться или дополняться по усмотрению работодателя. Эффективность процесса управления персоналом зависит во-многом от того, насколько индивидуальным будет подход к каждому конкретному работнику. Чем больше сведений о сотруднике известно, тем в большей степени будет обеспечиваться его персонификация.
Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть
Если же работодатель предпочитает руководствоваться Перечнем, то стоит исключить из личного дела не только карточку Т-2, но и трудовые договора, которые также выделены в этом нормативном акте в отдельную строку.
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (Перечень типовых управленческих документов), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.
Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав).
Личное дело: что это такое и зачем вести
Журнал учета приказов по личному составу (Можно рекомендовать выделить Журнал учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет и Журнал учета других кадровых приказов).
При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.
Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их священная обязанность. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров строго регламентируется внутренней документацией.
Сюда относятся документы, на основании которых происходит расторжение трудовых отношений, их перечень зависит от основания, по которому произошло увольнение.
Управляющая компания также имеет право установить такую обязанность в отношении предприятий, находящихся в ее непосредственном подчинении.
Работодатели с целью систематизации и удобства обработки персональных данных своих подчиненных ведут личные дела на работающий персонал. Это удобно, не сказать, что дешево, но практично — все нужные бумаги всегда в одной папке. Однако после того как человек увольняется, возникает вопрос: а что делать с его делом — хранить или уничтожать? И если хранить, то сколько хранятся личные дела сотрудников?
Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.
Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.