Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Эксперт: Нужно ли регистрировать дополнительное соглашение к трудовому договору». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Необходимость в заключение дополнительного соглашения возникает при существенном изменение условий, не предусмотренных трудовом договором. К таковым можно отнести возникновение у работника новых трудовых обязанностей, изменение наименования должности или профессии, изменения порядка начисления заработной платы, изменения трудового режима (режима труда и отдыха), изменения условий труда в результате проведенной специальной оценки на рабочих местах и т.д.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Как известно, трудовой договор заключается только один раз: при приеме на работу. Но в течение трудовой деятельности многое может измениться: фамилия работника, адрес работодателя, наименование должности, размер зарплаты и т. п. Для внесения изменений в трудовой договор предусмотрен такой документ, как дополнительное соглашение. Но часто работодатели заключают и оформляют эти соглашения неправильно, что в дальнейшем может сослужить плохую службу. В каких случаях нужно заключать дополнительные соглашения? Какие требования к оформлению соблюдать? Какие ошибки допускают работодатели? Давайте разбираться.
Содержание:
Нужно ли регистрировать дополнительное соглашение к трудовому договору
Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора. Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем. Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации.
Регистрация — подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.
Нужно ли регистрировать дополнительное соглашение к трудовому договору?
Внесение изменения в трудовой договор может быть инициировано как работодателем, так и работником. Соглашение считается заключенным только после подписания каждой стороной трудовых отношений.
Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации. В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки. Обязательно ли его вести? Мнение законодательства Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет. Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер.
Как правило, это такие случаи:
- совмещение должностей;
- условия прекращения контракта;
- условия труда;
- срок действия договора.
Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).
Как составить соглашение с работником об изменении условий трудового договора: новых обязанностей, рабочего дня (образец)? Как правильно регистрировать доп соглашение и как его нумеровать? Где можно скачать бланк?
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Контракты регистрируются в специальном журнале. Унифицированной формы он не имеет, может быть составлен произвольно, в том виде, который удобен кадровому специалисту. Такие журналы можно заказать на сайте продукции готовых бланков, стоимость его не превышает 300 рублей. Журнал, прежде всего, нужен самому работодателю для получения полной и достоверной информации о регистрации, учете и движения в организации договоров с работниками. Поэтому работодатель самостоятельно должен определять, какую информацию вносить в Журнал.
Встречаются ситуации, когда с работником уже многократно заключались дополнительные соглашения. В данном случае удобнее заключить дополнительное соглашение, в котором изложена новая редакция трудового договора (во избежание путаницы).
Типовой формы дополнительного соглашения (далее – допсоглашение) не существует, работодатель вправе оформить его произвольно. Однако определенные требования все же соблюдать придется. Поскольку допсоглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлять его нужно по аналогии с формой этого договора. Составляется допсоглашение письменно, в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон.
При осуществлении непосредственной передачи продаваемого объекта покупателю, могут возникнуть непредвиденные ситуации. Например, приобретающая сторона при предварительном осмотре не заметила некоторые детали, с состоянием которых она не согласна. Участник высказывает свое мнение и предъявляет условия: устранить недоразумение, снизить цену, или он отказывается от покупки.Этот документ относится к категории пролонгации договора. Его используют в тех случаях, если субъекты договоренностей не укладываются в оговоренные основным документом сроки.
В «шапке» допсоглашения пишут также дату и место его заключения. Далее идет преамбула. В ней отражается, кто является сторонами соглашения, и указывается документ, на основании которого действует уполномоченное лицо работодателя.
В соответствие с требованиями Трудового Кодекса при приеме работника на работу с ним заключается трудовой договор. Однако в процессе трудовой деятельности у работника не редко меняются фамилия, условия оплаты, наименование должности и т.д. Данные изменения должны быть зафиксированы с помощью дополнительного соглашения к трудовому договору.
Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.
Как работают правила, знают все — вроде бы они непреложны, с одной стороны, а с другой — есть целый ряд оговорок.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Чаще всего, нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново, как и приказов. Не запрещено также продолжать учет с началом нового года. В организациях, где работники принимаются большими потоками, в день по несколько человек, удобнее регистрацию начинать каждый год заново. На предприятиях же с небольшой текучестью кадров нет необходимости начинать ежегодно новую регистрацию.
Обратите внимание, что в соответствии с п. д ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Журналов учета (регистрации) трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет .
В соглашении о выполнении работы в порядке совмещения профессий или должностей указываются объем выполняемой работы, срок ее выполнения и размер доплаты за выполнение дополнительных обязанностей.
Контракт по поставкам составляется на долгосрочный период, обе стороны договариваются о бесперебойных поставках товара со стороны поставщика и безоговорочном приеме со стороны заказчика. Как правило, такие отношения характерны для крупного бизнеса. В ходе его развития происходят всевозможные изменения, на рынке товаров появляются новые образцы.
Скажем пару слов о названии такого документа. Как показывает практика, называют его по‑разному: и «трудовое соглашение», и просто «соглашение»… Но правильное название – «дополнительное соглашение к трудовому договору от … № …». Чаще всего такие документы заключаются между частными лицами при приобретении объектов недвижимости, автотранспортных средств. Хотя не исключены подобного рода сделки и между юридическими лицами.
В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации. Присвоение номера дополнительным соглашениям Для соответствия требованиям законодательства изменение любого из условий труда подтверждается дополнительным соглашением.
В делопроизводстве у кадрового работника всегда находится много различных документов. В практике встречаются ситуации, когда нужно быстро найти ту или иную бумагу, в этих целях все документы должны подвергаться строгому учету. Так, например, регистрация трудовых книжек производится в дополнительном журнале. В целях организации деятельности и порядка среди документов не лишним будет завести в отделе кадров предприятия журнал с нумерацией оформленных контрактов. О том, как грамотно присвоить номер заключенному контракту, подскажет данная статья.
Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору?
Все эти условия отображаются в особых документах, дополняющих основной договор. Они таки и называются — дополнительные соглашения.
Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется.
Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации.
Какой-либо специальной формы дополнительного соглашения к трудовому договору не установлено действующим законодательством. Поэтому она определяется работодателем самостоятельно исходя из нюансов каждой конкретной ситуации. Однако так как данное соглашение вносит изменения в трудовой договор и является его неотъемлемой частью, то при его составлении необходимо учитывать требования, предъявляемые к трудовому договору.