Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Эксперт: Вккак правильно оформлять описи документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Термин «опись» хорошо знаком не только офисным работникам, но и специалистам других отраслей и структур. Он часто встречается как в бумагах специального назначения, так и в сопроводительных документах.
В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже.
Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты. Как это сделать? Разбираемся в вопросе.
Содержание:
Что такое опись документов и для чего она нужна?
Для начала нужно отметить, что формирование личных дел обязательно лишь для госслужащих, а для всех прочих работников нет законодательных норм по этому вопросу. Однако, большинство компаний ведут личные дела персонала по той простой причине, что это удобно и значительно упрощает делопроизводство.
После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.
В соответствии с Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а также Правилами работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г., при формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; — в дело включается по одному экземпляру каждого документа; — в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации); — дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.По формам описей понятно, какие реквизиты нужно в них заполнить. Присваивать регистрационный номер каждому годовому разделу описи не нужно! Все эти «маленькие» описи – части одной «большой» описи, которая была однажды заведена, зарегистрирована под номером 1 и продолжается до своего закрытия. Только когда первая опись будет закрыта, появится опись №2.
После того как документы выполнят свою основную миссию, они становятся практически ненужными в настоящий момент. Часть из них уничтожается, а остальные отправляются в специальные хранилища, которые называются архивами. Здесь документы обрабатываются, систематизируются и определяются на хранение в заранее отведенные для этого помещения. Этот этап считается последним в делопроизводстве. Все материалы комплектуются по срокам хранения, и составляется отдельно опись документов временного и постоянного хранения, а также дел по личному составу. Каждое предприятие (организация) по окончании года собирает служебную документацию для передачи в архив. Этими вопросами обычно занимаются архивариусы.
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи. При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена. Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца. Только когда количество единиц хранения приблизится к десяти тысячам, большая опись закрывается, сшивается и помещается на хранение.
Помните, что запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Как правильно составить опись предоставляемых документов
Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Такое оформление предусматривает: — подшивку или переплет дела (для этого из документов удаляют металлические скрепления и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись); — нумерацию листов дела (это делается арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.
Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».
Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть.
Вопрос
Они составляют описи передаваемых бумаг по отдельным подразделениям, на основании которых формируется сводная опись документов по предприятию.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Как только ребенок достигает полуторагодичного возраста, помощь по уходу за малышом прекращается, поэтому многие мамы выходят на работу.
Как составить опись документов
Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел. Однако, опытные кадровики советуют составить опись к каждому личному делу, даже если этого и не требует закон. Составление ее не представляет никакой сложности, а лишней она никогда не будет.
Дела принято помещать в описи по годам: одна опись – один год. Например, опись дел постоянного хранения за 2010 год, опись дел постоянного хранения за 2011 год и т.п. Это и называется годовым разделом описи дел. В «большой» описи царит порядок: во-первых, идет валовая нумерация единиц хранения с номера 1, во-вторых, все единицы хранения выстроены по годам.
Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ. Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.
Готовая опись подписывается работником архива и должностным лицом, которому подчиняется архив. Если архива нет, то подписать опись могут составитель – например, секретарь, и его непосредственный руководитель – например, начальник отдела делопроизводства или помощник генерального директора. Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа); — составление листа-заверителя (составляется в деле на отдельном листе по установленной форме, в которой указывается количество листов дела и внутренней описи. Лист-заверитель подписывается составителем.
Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.
Кадровик любой организации не раз сталкивается с составлением описи дел по личному составу для дальнейшей передачи в архив. В какой форме вести документ? Каких ошибок стоит избегать?
Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.
Обычно досье работника выглядит как папка, в которую подшиты копии его документов, представленных при трудоустройстве и образовавшиеся в процессе работы. На основании этих бумаг могут приниматься кадровые решения в отношении сотрудника, поэтому лучше, если состав личного дела будет максимально полным. А для упорядочивания и облегчения поиска сведений удобно составить внутреннюю опись документов личного дела. Это обычный лист с перечнем бумаг, содержащихся в папке. Его заводят одновременно с заведением самого дела, последующие документы фиксируются в хронологическом порядке.
Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.
В норме дела на хранение принимаются не как придется, а по графику. И архивариус (секретарь, делопроизводитель) обычно знает, какие дела принесут в архив и когда это произойдет. Поступившие дела нужно рассортировать:
- разделить их по срокам хранения (постоянно, свыше 10 лет);
- разделить по видам носителей (на бумаге или электронные на дисках);
- отдельно выделить дела по личному составу.
Общие правила составления описей
Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.).
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела); — оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Иногда для решения конкретного вопроса гражданин или организация обязаны представить не один, а несколько официальных документов.