Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Эксперт: Сдача документов в архив кадры гост». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Обеспечение правильного хранения документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.
В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота.
Содержание:
6.1. Правила и сроки хранения кадровой документации
При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Закона об архиве).
Существующие нормы трудового законодательства дают работодателю право по своему усмотрению определять структуру и численность работников службы охраны труда. Однако необходимо учитывать, что если в компании численность работников больше 50 человек, то наличие службы охраны труда обязательно. Либо в организации обязательно должен быть специалист, занимающийся вопросами охраны труда. В том случае, когда численность работников компании менее 50 человек, работодатель принимает решение о создании такой службы или введении должности специалиста. При этом в расчет принимается специфика производственной деятельности предприятия (ст. 217 ТК РФ).
На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек. В случае, если такой договор не заключен, то организация будет сдавать в архив только приказы по личному составу работников и ведомости начисления заработной платы.
Важные изменения в законодательстве по охране труда произошли в начале 2014 года. Вступил в действие федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ “О специальной оценке условий труда”, который заменил процедуру аттестации рабочих мест на проведение специальной оценки условий труда. С 2015 года вступили в силу новые санкции за нарушение нормативных требований, связанных с охраной труда работников.
Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации
На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия.
Служба охраны труда (должность специалиста по охране труда) создается в организациях, ведущих производственную деятельность (ч. первая ст. 217 ТК РФ). Чтобы работодатели не сделали неправильных выводов, будто речь идет только об организациях, занимающихся выпуском продукции, Трудовой кодекс относит к производственной деятельности еще и оказание различных видов услуг предприятиями и компаниями (ст. 209 ТК РФ).
ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.
Подготовка документов для сдачи в архив
Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается ее частной собственностью. Однако при ликвидации организации обязательным условием является сдача документов на хранение в архив. Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику (срок передачи дел в обоих случаях — два месяца).
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Максимальное количество листов в одном деле не должно насчитывать свыше 250 листов. Когда же число документов, которые относятся к данному делу, значительно больше, то требуется разбивка на тома.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.
Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалении. Какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации.
Документы в кадрах обязательные
ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Работодателю для контроля выполнения требований охраны труда нужно принять следующие меры: ввести в штатное расписание компании соответствующие единицы или заключить гражданско-правовой договор на оказание услуг в сфере охраны труда.
Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам. С этой целью был разработан специальный справочник, в котором указывается порядок распределения служебных документов по заголовкам в систематизированном порядке — номенклатура дел. Ее составление происходит в конце календарного года, она вводится в действие уже в наступившем году.
Обычно под ними подразумевают: приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, трудовые договоры, заключаемые работником с работодателем, должностные инструкции, штатные расписания, штатные расстановки.
Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года. При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов.
Однако в соответствии со ст. 13 Закона об архиве организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Перед сдачей в архив необходимо провести так называемую экспертизу.
В данную категорию входят документы, по которым осуществляется расчет, уплата налогов. К ним относятся акты, чеки, квитанции, накладные, платежки на уплату налога. Согласно Налоговому Кодексу (пп.8 п.1 ст. 23) они подлежат хранению на протяжении 4 лет. В случае же списывания приобретенного основного средства отсчет срока длительности хранения документов начинается только после полного признания этого основного средства в расходах.
6.2. Передача документов в архив
Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается. В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.
Работодателю законом запрещено допускать к трудовой деятельности работника, который не прошел обучение и инструктаж по охране труда, а также проверку знаний требований охраны труда (абз. 9 ч. второй ст. 212 ТК РФ ). Минтруд России и Минобразования России в постановлении от 13 января 2003 г. № 1/29 утвердили порядок прохождения обучения и инструктажа по охране труда.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются.