Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Эксперт: Акт на списание документов с истекшим сроком хранения образец 2018». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Итак, перед тем как уничтожить документы, следует убедиться, что их срок хранения закончен, и они больше не потребуются. Их перечень закрепляют в акте.
Председателем комиссии рекомендую назначить замруководителя, курирующего вопросы делопроизводства и архива в учреждении. А его секретарем – ответственного за архив (п. 1.4 Положения № 2).
Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.
Содержание:
Этап 1. Документы с истекшим сроком хранения: проведите экспертизу
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Организация должна беречь их не менее пяти лет после отчетного года. Однако для некоторых документов могут быть установлены отдельные сроки. Например, документы об оценке стоимости имущества компании хранятся постоянно.
Взносы ИП за себя: неопределенность с КБК устранена Минфин определился с КБК для 1%-ных «пенсионных» взносов, уплачиваемых ИП за себя. Просуществовавший буквально несколько месяцев отдельный КБК для таких взносов отменен.
Утилизация бухгалтерских документов
Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов.Акт может выглядеть так: ЗАО «Актив» Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек 28 марта 2007 года г. Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.
Отмечу, что экспертизу проводят в отношении всех документов учреждения. Виды носителей и способы записи информации значения не имеют.
Организация должна беречь их не менее пяти лет после отчетного года. Однако для некоторых документов могут быть установлены отдельные сроки.
Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Этот процесс включает три последовательных этапа: проведение экспертизы, составление специального акта, утилизацию ненужных документов удобным для учреждения способом.
Утилизацию бухгалтерских документов необходимо проводить в следующем порядке.
- Для того, чтобы определить перечень документов, у которых закончился срок хранения, необходимо создать экспертную комиссию. Создание комиссии экспертов утверждается приказом руководителя предприятия, в этом же приказе определяется состав комиссии экспертов. Экспертная комиссия обычно состоит из специалистов разных подразделений предприятия, которые могут установить ценность документов и принять решение об их уничтожении.
- Созданная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Без проведения экспертизы ценности невозможно определение бухгалтерских документов, которые подлежат уничтожению. Без проведения экспертизы уничтожать документы запрещено.
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.
Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее
Ликвидация части архива с истекшим сроком хранения допускается только по решению специально сформированной комиссии экспертов на основе оформленного акта. На сам факт физического уничтожения также необходимо составить документ с перечнем, количеством бумаг и описанием применяемого метода. Практическая технология, применяемая для уничтожения, законодательно не установлена, компания выбирает ее сама. Для этого могут привлекаться сторонние компании, оказывающие подобные услуги.
Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).
В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.Соответствующий приказ может выглядеть так: ЗАО «Актив» Приказ 15 марта 2002 года N 43 О создании экспертной комиссии В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранениякоторых истек, приказываю: 1. Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.
Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков. Правила по составлению акта об уничтожении документов Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.
При этом нужно помнить следующее:
- избавляться от ненужных электронных данных нельзя самовольно без оформления акта;
- запрещено утилизировать документы, относящиеся к текущему или предстоящему судебному процессу;
- следует соблюдать требование неразглашения персональных данных, имеющихся в оригиналах и копиях электронной документации;
- необходимо уничтожать все имеющиеся дубликаты бумаг.
Полностью оформленный акт отдают на подпись директору. После утверждения документа производится списание ликвидированных бумаг с учетных журналов. При этом указывают дату и номер акта.
Процедуру уничтожения бухгалтерских документов начинают с создания экспертной комиссии (п. 1.1 Положения, утвержденного приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 г. № 2; далее – Положение № 2).
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех.
Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов?
ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.
Внимание! Важно: не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать!
Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов.
Правильно заполнить акт поможет инструкция:
- сверху по центру пишется название компании в соответствии с Уставом, адрес, ИНН и КПП;
- ниже справа вносят слово «утверждаю», строку для подписи, должность и ФИО директора;
- далее по центру название, номер, дата акта;
- затем текстом пишут состав комиссии, начиная с председателя;
- список бумаг к уничтожению, для каждого построчно вносят название, интервал составления, число папок, срок хранения;
- указывают, как утилизированы документы, например, переданы как макулатура (название компании-получателя, номер, дата накладной);
- подписи председателя и членов комиссии с расшифровками.
Этап 2. Составьте акт о выделении к уничтожению документов
Конкретный состав экспертной комиссии утверждает руководитель учреждения. Для этого издают соответствующий приказ (см. образец).
Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется.
Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.
Вправе ли ТОО самостоятельно уничтожать бухгалтерские документы по истечении срока их хранения в соответствии с законодательством? (Д.